En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll, beslut med mera. Men det kan också handla om e-post, video- eller bandupptagningar till exempel.

En kommunal handling kan vara allmän, eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial.

Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till eller upprättas av kommunen och förvaras där. Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga.

Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har du rätt att läsa dem.

Vad innebär sekretess?

I dagligt tal säger vi "hemliga handlingar", när vi menar sekretessbelagda handlingar. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människors personliga integritet, till exempel i ärenden som rör socialtjänsten.

En särskild lag, Offentlighet- och sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att Perstorps kommun, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Så om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt", "förtroligt" eller "konfidentiellt" på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.

Var finns handlingarna?

Kommunen (och alla andra offentliga förvaltningar) måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker. I allmänhet är det kommunens registratorer som ordnar handlingarna i ett diarium, som normalt sett också är en allmän offentlig handling. Äldre, avslutade handlingar finns oftast i kommunarkivet. För att ta del av allmänna handlingar kontakta kommunstyrelsekontoret.

Hur fort kan jag få handlingarna?

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen. Om du beställer materialet per telefon eller brev, får det ta maximalt två dagar.

Får jag ta med dem hem?

Nej, men du kan läsa handlingarna på stället och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig. Kommunfullmäktige bestämmer vad det kostar att kopiera handlingar.

Kan jag få handlingar via e-post?

Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post.

Du får vara anonym

Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta om inte handlingarna är sekretessbelagda.

Du kan klaga

Om du nekas att ta del av en handling, ska du enligt lagen få ett skriftligt beslut från den kommunala myndigheten om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. Läs mer här om hur du överklagar beslut

Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen.

Mer att tänka på

Även all din egen korrespondens (brev, fax, e-post och så vidare) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra.

Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.